Как поставить задачу сотруднику чтобы она была выполнена
«Я же сказал сделать к пятнице — почему не сделано?». Это одна из самых частых жалоб руководителей на тренингах. Когда начинаем разбирать — выясняется что задача была поставлена нечётко, без конкретного результата, без проверки понимания. Сотрудник сделал как понял. Или не сделал потому что не понял ничего. Хорошая новость: постановка задач — это технология, которой можно научиться за один день.
Почему сотрудники не выполняют задачи — настоящие причины
Когда задача не выполнена, первый импульс руководителя — обвинить сотрудника. «Безответственный». «Не мотивирован». «Надо было проверять чаще». Но в большинстве случаев корень проблемы находится раньше — в момент постановки задачи.
За 8 лет работы с руководителями я выделил четыре главные причины невыполнения задач:
- Сотрудник не понял что именно нужно сделать — задача была сформулирована размыто
- Сотрудник не понял зачем это нужно — нет контекста, нет мотивации
- Сотрудник не знал что делать если что-то пошло не так — не было инструкции на случай проблем
- Не было ощущения важности и срочности — задача затерялась среди других
Все четыре причины решаются на этапе постановки задачи. Не во время контроля, не после провала — а в самом начале.
«Я начал тратить по 5 минут на правильную постановку каждой задачи. Через месяц перестал тратить часы на переделку.»
— участник тренинга, руководитель отдела продаж, ПензаТехнология постановки задач — 5 шагов
Это не теория из учебника. Это то что я отрабатываю с руководителями на тренингах через деловые игры и разбор реальных кейсов. Работает в любой отрасли и с любым размером команды.
Конкретный результат
Опишите не процесс, а результат. Не «займись отчётом», а «подготовь отчёт о продажах за март в формате Excel — выручка по менеджерам, план-факт, топ-5 клиентов». Результат должен быть таким чтобы было однозначно ясно — выполнено или нет.
Чёткий срок
Не «как можно скорее» и не «до конца недели». Конкретная дата и время: «в пятницу 18 марта до 17:00». Размытые сроки — это приглашение к прокрастинации. Человеческий мозг откладывает то что не имеет чёткой точки дедлайна.
Контекст и важность
Объясните зачем эта задача нужна. «Этот отчёт нужен для встречи с инвестором в понедельник — от него зависит решение о финансировании». Когда сотрудник понимает зачем — мотивация вырастает многократно. Люди работают лучше когда видят смысл.
Полномочия и ресурсы
Что сотрудник может делать самостоятельно, что требует согласования с вами. Есть ли бюджет, могут ли привлекать других сотрудников. Если этого не обозначить — человек будет постоянно прерывать вас с вопросами или наоборот, будет бояться принимать решения.
Проверка понимания
Попросите сотрудника своими словами пересказать задачу: что делает, к какому сроку, как поймёт что справился. Не «всё понятно?» — на этот вопрос всегда отвечают «да». А «расскажи как будешь действовать». Это займёт 2 минуты и предотвратит большинство ошибок.
Примеры — плохая и хорошая постановка
Посмотрим как одна и та же задача звучит в двух вариантах:
«Разберись с жалобой от клиента Смирнова — что-то там с поставкой. Сделай как-нибудь побыстрее.»
«Позвони Смирнову сегодня до 15:00, выясни суть претензии по поставке №47, предложи варианты решения из тех что в твоих полномочиях. К 16:00 пришли мне итог разговора и что договорились.»
«Надо сделать презентацию для нового клиента. Ну ты знаешь как — стандартную.»
«Подготовь презентацию для ООО «Горизонт» к среде 11:00. 10–12 слайдов: о компании, кейсы в их отрасли, условия сотрудничества. За шаблоном обратись к Марине. Если нужны данные по кейсам — я пришлю.»
Частые возражения руководителей
«У меня нет времени так подробно ставить каждую задачу»
Правильная постановка задачи занимает 3–5 минут. Переделка неправильно выполненной задачи — несколько часов. Плюс ваше время на выяснение что пошло не так, плюс эмоциональная энергия на разбор полётов. Считайте сами что выгоднее.
«Мои сотрудники должны понимать с полуслова»
Должны — не значит понимают. Телепатии не существует. Даже опытные сотрудники интерпретируют размытые задачи по-своему. Чёткая задача — это уважение к времени сотрудника, а не признак его некомпетентности.
«Я уже объяснял это сто раз»
Если приходится объяснять одно и то же многократно — проблема не в памяти сотрудника. Скорее всего, задача каждый раз формулируется по-разному или нет системы фиксации договорённостей. Решение — письменная фиксация ключевых задач в мессенджере или CRM.
Инструмент SMART — используйте как опору
SMART — известная методология постановки целей. Применительно к задачам:
- S — Specific (конкретная): что именно нужно сделать
- M — Measurable (измеримая): как понять что выполнено
- A — Achievable (достижимая): реально ли это сделать в срок
- R — Relevant (значимая): зачем это нужно, в чём ценность
- T — Time-bound (ограниченная по времени): конкретная дата и время
Постановка задач и мотивация сотрудников — связь которую не видят
Правильно поставленная задача — это не только техника управления. Это инструмент мотивации. Когда сотрудник понимает что делать, почему это важно и что получит признание за хорошо выполненную работу — он работает иначе.
И наоборот: постоянные размытые задачи, переделки, претензии — демотивируют даже самых лояльных сотрудников. Люди не уходят из компаний. Они уходят от руководителей с которыми непонятно что происходит.
«Команда — это зеркало руководителя. Если задачи не выполняются — сначала посмотри как ты их ставишь.»
— Андрей Максимов, бизнес-тренер, ПензаЧто делать прямо сейчас
Возьмите одну задачу которую собираетесь поставить сегодня. Перед разговором с сотрудником запишите:
- Конкретный результат — что должно быть сделано
- Срок — дата и время
- Зачем это нужно — контекст в одном предложении
- Что сотрудник может решать сам
- Вопрос для проверки понимания
После разговора — отметьте разницу в том как сотрудник принял задачу по сравнению с обычным форматом. Большинство руководителей замечают её сразу.
Отработайте постановку задач в живой практике
На тренинге 22 марта в Пензе — деловая игра по делегированию и постановке задач на реальных кейсах. Уходите с навыком который работает с первого понедельника.
Записаться на тренинг 22 марта →